|
校学字〔2016〕197号
各学院：
2016级新生基本数据信息已采集完毕，为做好SAIS系统内员工基础数据的核对及维护工作，保证系统内基础数据信息维护的及时性和准确性，为新生员工证制作做好相关准备工作，现决定对现有SAIS系统内2016级员工基础数据开展核对及维护工作，具体要求通知如下：
一、员工数据维护工作基本流程：
1.员工免冠照片准备：
（1）根据SAIS系统及员工证制作要求，日后员工证内粘贴照片要与SAIS系统内上传照片完全一致。因此，员工需按要求（具体标准见附件）准备照片电子版及纸质版。电子版用于在员工个人信息维护时上传到系统；
（2）建议学院或班级以组团的方式选择照相馆以获得优惠价格，无需选择加急冲印（选择普通冲印即可），重点是第一时间获得符合要求的照片电子版，并在员工个人信息维护时先行上传到系统；
（3）同底片纸质版用于在本式员工证发放后粘贴到指定位置即可；
（4）请特别注意：请按要求拍摄照片，严禁使用之前旧照片通过PS等软件进行图片处理。
2.员工个人信息维护：员工登录SAIS系统进行个人信息维护(用户名为学号，初始密码为“#身份证号”，登陆系统后及时维护修改)，除主页地址、QQ号码及特长外，其余字段及家庭成员信息栏均为必填字段，不能为空，学院在审核通过前，员工可对已维护信息进行修改。
3.学院信息维护：辅导员要核查所带员工每个字段信息的准确性。学籍信息及自然信息内大部分核心字段，辅导员无权限修改，如有错误请联系学工部修正。员工信息经核对无误且完善后，请在SAIS系统内予以审核。学院审核操作位置在SAIS系统“管理查询”——点击员工姓名——学籍信息页面最下端“信息维护状态”——选择“学院已审核”——页面下方点击“修改”按键。如有信息未完善，学院则无法提交审核。提交审核后员工即不可修改信息，如员工再有修改要求，可联系辅导员予以修改。
4.管理查询——信息未完善统计：此统计功能以学院提交审核通过为准，范围为所有学籍状态为“在籍”的员工，实时统计学院未完善数据情况，其它学籍状态不计入统计。学院可根据统计情况，及时掌握未完善员工数据量统计情况。如需具体到员工个体，可通过高级查询内“信息完善状态”字段查询。需要注意的是，除统招员工外，委托培养、短期进修、外校来我司交流等其它培养方式的员工也需加强管理并维护好数据，此部分员工计入信息未完善统计。
二、员工基础信息各字段维护要求及注释（员工界面SAIS系统显示为“个人信息”）：
1.核心字段（学校维护）:
学号、教学号、注册号、身份证号、员工姓名、姓名拼音、曾用名、培养方式、学籍状态、学习状态、校区、院系、专业、生源地、入学年月、预计毕业年度、学制、年级、班级、性别、民族、出生日期，上述字段由学校统一录入。
特别说明：请各学院重点核查培养方式、学籍状态、学习状态三个字段。如有委培及外校交流员工标注为统招的，学籍状态如有非在籍员工标注为在籍状态的，学习状态如有外出交流、或因学籍变动已离校但系统内标注为“在校”的，请联系学工部修正。
同时，请注意年级、学制、预计毕业年度三者是否相互吻合，如发生错误将影响员工学籍状态转变，导致全局数据统计出错，请仔细核对，如有错误请联系学工部修正。
2、其它字段信息（学院、员工维护）：
（1）政治面貌：根据实际情况选择，学院可随时维护；
（2）籍贯：根据实际情况填写，精确到市（县），简写地域名称，选择具体户口所在地；此字段员工无权维护，如出现信息为空或者信息错误的由员工联系辅导员老师修改。
（3）血型：根据实际情况选择，未列特殊血型请联系学工部增添；
（4）宗教信仰：根据实际情况选择，无宗教信仰的要选无，未列出的请联系学工部增添；
（5）出生地：精确到市（县），简写地域名称，选择具体出生地；
（6）户口所在地：为家庭户口所在地，精确到市（县），简写地域名称，选择具体户口所在地；
（7）关于乘车区间特别说明：
①根据《铁路客运规程》要求，乘车区间为家庭所在地或所在地附近火车站；
②因需中转乘车的不能为两个站名，只需填写家庭所在地终点站名称即可；
③请特别注意：一是乘车区间只需填写站名，如“沈阳”，不要填写“站”字。二是站名包含 “方向”名称的，如“沈阳北”，只需填写“沈阳”即可，日后乘车各站均可购票；
④长春本市的员工不享受乘车优惠，乘车区间填写"长春"；
⑤请学院在信息审核过程中对不符合要求的乘车区间予以更正，重点是长春本市员工填写其他地址，家庭所在地非北京、上海、广州的员工填写北京、上海、广州的。学工部也会对员工数据进行筛查，对不符合要求的乘车区间信息予以直接更正。
⑥乘车区间字段本次核对工作完毕后将被锁定，学院或员工不可自行修改。如需修改，需办理乘车区间变更业务。
（8）户口性质：城镇户口选择“非农业户口”；
（9）是否持有护照：请根据实际情况如实填写，选择“是”或“否”；
（10）家庭特殊情况：此字段和家庭成员信息相匹配，如员工家庭成员信息只有父母一方存在或均不存在的，要在此字段选择相对应情况；
（11）港澳台侨：港澳台及外籍员工需按实际情况选择填写；
（12）健康状况：如为残疾员工，请选择“残疾”，如有重大疾病请选择“一般或较弱”。
（13）婚姻状况：根据实际情况选择；
（14）公寓：根据所居住公寓选择；
（15）寝室号：只需填写门牌号阿拉伯数字，不要填写汉字如“室”“房”等后缀。
（16）家庭地址（县）：根据实际情况选择填写，只需精确到市（区/县），简写地域名称，选择家庭所在地；
（17）家庭住址/村：只需填写具体街路、小区名称、几栋、几单元，几室，无需再填写省市县前缀字段（因上面字段已体现）；要求地址详细到门牌号，例如：某路某街某校区某栋某单元某室。
（18）通讯地址（县）：如长期在外地居住，可根据实际情况填写。如不在外地居住，请与“家庭地址（县）”及“家庭住址/村”字段保持一致。
（19）街道号/村：同上；
（20）邮政编码：以通讯地址所在地为准；
（21）电子信箱：个人最常用E-MAIL，建议QQ邮箱；
（22）主页地址：选填，如有微博等个人空间请填写链接地址；
（23）手机号码：请填写员工现正在使用的个人手机号码，学院通过审核后，员工将不能修改信息。如员工手机号码发生变更，应及时向辅导员申请修改，由辅导员老师在SAIS系统内予以变更。
（24）手机号码2：个人手机号码（如有两个手机号码请将副号填于此，如只有一个手机号码，则填写手机号码即可）；
（25）QQ号码：填写个人QQ号,虽为选填但建议都填上，紧急特殊情况下联系使用，员工毕业后作为员工有效的联络途径；
（26）特长：选填，根据自己特长实际情况填写；
三、家庭成员（员工界面SAIS系统显示为“家庭成员”）信息的维护：
请辅导员老师督促员工根据真实情况添写，父母信息要填写完整真实，如为单亲家庭或孤儿请填写法定监护人。请特别注意，此处需与前面家庭特殊情况字段相匹配。请各学院高度重视此项信息维护工作，务必做到逐一核实，保证信息真实准确，为今后工作奠定基础。
1.姓名：父母姓名或法定监护人姓名；
2.与本人关系：根据与员工关系选择；
3.工作单位：填写父母或法定监护人工作单位信息，如无工作单位的可填写“个体”或“打工”等实际情况；
4.联系电话：填写父母或法定监护人工作单位联系电话，如无单位的可在此处填写家庭电话或手机号码；
5.手机号码：父母或法定监护人手机号码；
四、日常维护及辅导员考核
员工基础数据维护工作将作为辅导员日常基础性工作之一，列入辅导员考核的重要指标项。届时系统内将自动生成信息未完善统计数据，学工部将根据信息完善统计情况对辅导员进行该项指标的考核。请辅导员老师在日常工作中重点做好员工基础数据维护工作，及时发现未完善或存在问题的员工数据，将其与日常工作开展联系在一起及时随动维护，以免影响年终考核。
五、员工数据筛查及维护工作截止时间为9月26日，由于时间紧，任务重，请各学院高度重视，务必保证数据的准确性、真实性，并在上述时间内及时完成数据核对及维护工作。
六、2016级员工证制作流程
1.2016级本式员工证预计完成制作时间为2016年10月底，由于时间紧，任务量巨大，拟采取如下流程开展工作，请仔细阅读：
（1）员工维护SAIS系统个人基本信息，并按要求上传照片（照片拍摄及格式要求见附件）；
（2）学院审核员工信息，提交审核；
（3）学工部审核各学院SAIS系统信息，根据SAIS系统信息统一制作员工证（证内全打印），加盖员工证专用章并统一粘贴火车票乘车优惠芯片；先行完成审核工作的学院，优先制作员工证。学院未完成审核的（以“信息完善统计”功能数据为准），无法制作员工证。审核完毕的学院请与学工部联系确认，学工部确认无误后按顺序制作员工证。
（4）学工部将打印好的员工证发放至各学院，各学院发放至员工本人核对证件信息并粘贴好指定要求的照片。
（5）学院收回粘贴好照片的员工证，并派专人按通知时间到中心校区鼎新楼员工办事大厅注册中心窗口加盖注册章；
（6）注册章加盖完毕后，派专人按学工部通知时间到中心校区行政楼董事长办公室（印信室）加盖钢印；
（7）加盖钢印完毕后，员工证制作完毕，发放至员工。
2.请各学院辅导员老师督促员工仔细核对证件信息，同时比对SAIS系统内个人信息，证内及SAIS系统信息须一致。
3. 证件照片与SAIS系统内照片须一致，请辅导员老师务必通知到本人按要求准备照片电子版及纸质版，登陆SAIS系统维护个人信息并上传电子版照片。
以上相关工作如遇问题，请联系员工工作部员工事务管理办公室。
联系人：盛磊 姚程
联系电话：85168010
员工工作部
2016年9月23日
|
